Yellowfin im Einsatz – Fallstudie der Uni Konstanz

Ausgangslage

Die Universität Konstanz sucht nach Wegen, Vorteile im Wettbewerb zu erlangen, indem sie ihre Daten strategisch nutzt, damit die Entscheidungsfinder der ganzen Universität in die Lage versetzt werden, um:

  • die interdisziplinäre Kooperation zwischen Abteilungen und Fakultäten sowie die Qualität der Lehre und der Dienstleistungen an die Studenten zu verbessern, wobei die Budgets in fiskalisch sinnvollen Verhältnissen verwaltet werden;
  • effiziente und effektive gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung an die Regierung zu erstellen und Möglichkeiten zu erforschen, Zuschüsse zu erhalten;
  • die Qualität und Aktualität der an Finanzierungs- und Ranking- Organisationen berichteten Daten zu verbessern.

Das Unternehmen

Die Universität Konstanz wurde 1966 als eine Reformuniversität gegründet, mit dem Hauptcampus auf dem Gießberg, der 1972 eröffnet wurde. Die Universität hat über 11.000 Studenten aus fast 100 Ländern und betreibt über 220 Partnerschaften mit vielen angesehenen internationalen Hochschulen wie der Yale University, der Johns Hopkins University sowie der Universität Zürich. Die Uni Konstanz ist eine der elf Universitäten, die von der deutschen Bundes- sowie der Landesregierung Zuschüsse für ihre institutionellen Strategien erhält, um die Forschung auf der höchsten Ebene zu expandieren.

Die Herausforderung

Die Uni Konstanz wusste, dass sie über einen großen Schatz an potentiell wertvollen Daten verfügt. Jedoch waren diese quer durch die Fakultäten und Abteilungen verteilt. Die Uni Konstanz wollte die Macht dieser Daten ausschöpfen, indem die verschiedenen Datenhaltungssysteme kombiniert würden, so dass die Entscheidungsfinder der Universität auf die Daten über eine einzige vertrauenswürdige Quelle unabhängig zugreifen und analysieren könnten, um ihre strategische Planung und Entwicklung zu untermauern. Ferner wollte die Uni Konstanz den Aufwand reduzieren, den der Papier- und Exceltabellenbasierte Arbeitsablauf benötigt, da die internen und externen Forderungen nach Daten und Berichten immer weiter ansteigen. Um dieses Vorhaben zu unterstützen, führte die Uni Konstanz einen mehrstufigen Evaluierungsprozess für Business Intelligence (BI) durch, um eine BI-Lösung zu finden, die folgende Features bieten würde:

• Rollenbasierter Datenzugriff, um die Informationssicherheit sicherzustellen;

• Ein benutzerfreundliches Front-End, mit dem es möglich ist, unabhängige Berichte zu erstellen, ohne SQL verstehen zu müssen;

• Eine Auswahl an intuitiven Visualisierungsoptionen, um unabhängige Informationsanalyse und Aktionen zu unterstützen;

• Zugriff auf den BI-Content von außerhalb des BI-Tools: Einbetten von Berichten und Dashboards in webbasierten Plattformen von Drittanbietern;

• Zugriff auf den BI-Content über beliebige mobile Geräte.

„Das herausragendste Feature von Yellowfin ist seine Benutzerfreundlichkeit: sowohl für die Berichtsempfänger, als auch für die Berichtsentwickler – vor allem, wenn man es mit anderen BI-Anbietern vergleicht.“ –

Dr. Marc H. Scholl, Informationsbeauftragter, Universität Konstanz

Die Lösung

Die intuitive BI-Lösung von Yellowfin hat es einem weiten Kreis von akademischen und unternehmerischen Entscheidungsfindern ermöglicht, auf eine einzelne verlässliche Quelle von Daten zuzugreifen und diese unabhängig zu analysieren – überall, jederzeit, von einem beliebigen Gerät aus. Die Stakeholder mit Zugriff zur Selfservice-Datenanalyse sind unter anderem der Universitätsrektor, der Kanzler, die Mitglieder des Senats, die Abteilungsleiter, die Fakultätsdekane, die Administrationsmitarbeiter sowie Akademiker und Wissenschaftler.

Die Entscheidungsfinder der Uni Konstanz können nun rechtzeitig tiefgehende Informationen quer über ihre Fakultäten, Abteilungen und Einheiten abrufen. Die Datentypen für die Berichterstattung sind unter anderem operative und finanzielle Daten, Daten über Studierende, das Personal, Lehre & Studien, junge Akademiker, die Internationalisierung, die Gleichstellung, die Forschung sowie über vergleichende Rankings.

„Mit Yellowfin konnte die Universität ihr System des Datenaustauschs, das auf E-Mail, Excel und Papier basierte, auf ein benutzerfreundliches webbasiertes System umstellen“, sagt Sebastian Vogt, Projektkoordinator bei der Uni Konstanz. „Mit Yellowfin können wir den Informationsfluss dezentralisieren, so dass so viele Endanwender wie möglich quer über die Universität auf aktuelle und akkurate Informationen unabhängig zugreifen, sie verstehen und darauf reagieren können – wann und wo immer es nötig ist.“ Ferner kann das Analyseteam der Uni Konstanz auf die sich verändernden Datenanforderungen der Endanwender in der ganzen Universität schnell reagieren, indem sie benutzerdefinierte Berichte und Dashboards schnell erstellen und ändern können. „Yellowfin verbindet sich mit unseren verschiedenen Datenquellen und gibt uns die Möglichkeit, Views sowie benutzerdefinierte Berichte und Dashboards schnell und benutzerfreundlich zu entwerfen“, sagt Vogt. Yellowfin ist mit dem zentralen Authentifizierungsserver (LDAP) der Uni Konstanz verbunden und wurde auf den existierenden PostgreSQL und HSQLDatenbanken aufgesetzt. „Die Kompatibilität von Yellowfin mit unserer existierenden IT-Architektur und -Datenbanken hat den Umstieg auf unsere erste ‚echte‘ BI-Lösung einfach gemacht“, sagt Vogt.

Die Ergebnisse

Indem so viele wichtige Datentypen für Berichte, kombiniert mit dem verteilten Zugriff auf die Selfservice-Analysen, bereitgestellt werden, konnte die Uni Konstanz die internen und externen

Anforderungen an Berichterstattung und Analyse effektiver und effizienter mit weniger Ressourcenaufwand erfüllen. “Yellowfin kombiniert eine sehr hochentwickelte IT-Architektur mit sehr intuitiven Visualisierungsmöglichkeiten, um verschiedene Informationsquellen herunterzubrechen und eine weitreichende unabhängige Datenanalyse zu realisieren“, sagt Prof. Dr. Marc H. Scholl, Informationsbeauftragter der Universität Konstanz. Parallel dazu konnte Yellowfin weitere Use Cases für die Datennutzung identifizieren: von der Kontrolle der Forschungsperformance bis hin zum Monitoring der Mitarbeiterentwicklung und -Strukturen. Zudem hat Yellowfin der Uni Konstanz Folgendes ermöglicht:

  • Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kooperation;
  • Verbesserung der Datenqualität – und somit der Entscheidungsqualität – indem Daten fakultäts-, abteilungs- und einheitsübergreifend transparent über eine einzige Quelle verfügbar gemacht wurden;
  • Effiziente und effektive Kompilation von gesetzlich vorgeschriebenen Berichten an die Regierung sowie Einreichung von Forschungszuschussanträgen;
  • Verbesserung der Qualität und Aktualität von Daten, die an Finanzierungs- und Ranking-Organisationen berichtet werden, z.B. an die Exzellenzinitiative des Bundes und der Länder zur Förderung von Wissenschaft und Forschung an deutschen Hochschulen sowie an den jährlichen Time Higher Education World University Rankings Reports
  • Verbesserung der Lehre und der Dienstleistungen an die Studenten, wobei die Budgets in fiskalisch sinnvollen Verhältnissen verwaltet werden.

„Die Hochschulbildung steht zunehmend im Wettbewerb, so dass die Notwendigkeit, die besten Studenten aktiv anzuwerben, mehr Zuschüsse zu erhalten und Budgets zu optimieren, immer weiter steigt“, sagt Michaela Potthast, Leiterin der Stabstelle Controlling bei der Uni Konstanz. „Yellowfin hilft der Uni Konstanz, einen wichtigen Wettbewerbsvorteil zu erreichen, indem sie diese Anforderungen effektiver und effizienter verstehen und erfüllen kann sowie die Qualität und Aktualität der Daten verbessern kann, die sowohl intern als auch an die Finanzierungs- und Ranking- Organisationen berichtet werden.“

 

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